5.2. Pengelolaan Program Perlindungan Tanaman: Identifikasi Masalah dan Tujuan, Perencanaan, serta Pelaksanaan dan Pemantauan

Pada Materi 5.1 telah diuraikan tahap-tahap pengelolaan di dalam daur pengelolaan program atau proyek perlindungan tanaman. Di antara tahap-tahap dalam daur pengelolaan tersebut terdapat tahap perancangan dan pelaksanaan. Sebagaimana juga telah diuraikan, tahap perancangan dan pelaksanaan dilaksanakan dengan langlah-langkah: mendeskripsikan program, menyusun kerangka kerja logis, melengkapi dokumen rancangan program, menyepakati pelaksanaan, serta melakukan refleksi terhadap proses perancangan. Pada modul ini terutama akan dibahas secara lebih mendalam dua tahap pertama dalam pengelolaan program, yaitu tahap perencanaan/perancangan program serta tahap pelaksanaan dan pemantauan. Uraian mengenai perencanaan/perancangan program difokuskan pada pendekatan kerangka kerja logis (logical framework approach atau logical framework analysis, LFA).

Uraian
Sebagaimana telah diuraikan pada materi 5.1, perencanaan/perancangan program merupakan tahap yang penting dalam pengelolaan kegiatan perlindungan tanaman. Program perlindungan tanaman perlu direncanakan/dirancang dengan beberapa alasan, di antaranya adalah:

1. Untuk memfokuskan upaya pada akar permasalahan perlindungan tanaman yang seringkali bukan sekedar permasalahan OPT, melainkan permasalahan kebijakan, keperdulian masyarakat, dsb.
2. Menentukan dukungan para pihak terhadap pelaksanaan program, baik dukungan pemikiran, tenaga, sumberdaya, dsb. untuk digunakan bersama secara optimal
3. Menentukan peringkat tujuan yang ingin dicapai, apakah sekedar mengatasi OPT (keluaran), mengurangi kehilangan hasil (hasil), atau meningkatkan kesejahteraan masyarakat (sasaran)
4. Menentukan cara mengukur keberhasilan program sehingga dapat dijadikan pelajaran pada tahap berikutnya
5. Memperkirakan dampak positif dan dampak negatif yang akan terjadi dan mempersiapkan langkah-langkah pengelolaan dampak tersebut
6. Untuk program pemerintah, perguruan tinggi, atau LSM atau instansi lain, sebagai bagian dari dokumen program yang diperlukan sebagai upaya untuk mewujudkan tatakelola yang baik (good governance).

Untuk mencapai tujuan perencanaan program sebagaimana tersebut di atas diperlukan pendekatan kerangka kerja logis (logical framework approach, LFA). Menurut WWF (2005):

Pendekatan kerangka kerja logis merupakan proses analitik untuk merancang struktur dan mensistematisasi proses analisis terhadap suatu prakarsa program atau proyek.

Pendekatan kerangka kerja logis merupakan proses yang didokumentasikan dengan menggunakan matriks kerangka kerja logis (logical framework matrix, LFM). WWF (2005) menegaskan:

It is useful to distinguish between LFA, which is a process involving stakeholder analysis, problem analysis, objective setting and strategy selection – and the logical framework matrix, often called the logframe, which documents the product of the LFA process.

Dalam kegiatan belajar ini pendekatan kerangka kerja logis dimaksudkan sebagai proses analitik untuk merancang suatu program dengan menggunakan logika matriks kerangka kerja logis berdasarkan atas hasil analisis situasi yang mencakup:

• analisis permasalahan (problem analisis), 
• analisis pemangku kepentingan (stakeholder analysis), 
• analisis tujuan (objective setting), dan 
• analisis strategi alternatif (strategy selection).

Analisis permasalahan dilakukan untuk mengidentifikasi akar permasalahan perlindungan tanaman, bukan sekedar gejala permasalahan, sebagai dasar untuk merancang penanganan masalah. Perlu dicatat bahwa permasalahan perlindungan tanaman lebih dari sekedar permasalahan OPT. Analisis permasalahan secara menyeluruh dan mendalam diperlukan untuk dapat merancang kegiatan yang relevan dan berfokus. Analisis permasalahan lazim dilakukan dengan menggunakan teknik ‘pohon permasalahan’ (decision-tree analysis) dengan menggunakan satu di antara dua orientasi berikut:

1. Teknik berorientasi permasalahan fokus, setiap partisipandiminta untuk menetapkan satu permasalahan dan kemudian permasalahan yang berhasil diidentifikasi oleh seluruh peserta digabungkan untuk ditentukan permasalahan mana yang merupakan permasalahan fokus dan bagaimana hubungan sebab akibatnya dengan permasalahan lainnya
2. Teknik berorientasi tujuan, mula-mula ditetapkan sasaran program dan kemudian kemudian ditentukan kendala yang akan dihadapi untuk mencapai tujuan tersebut dengan menggunakan logika sebab akibat. 

Kedua teknik ini sebenarnya sama saja, teknik mana yang digunakan tergantung pada kebiasaan. Setiap peserta diminta untuk mendaftarkan semua permasalahan yang dihadapi dan kemudian bersama-sama menggambarkan hubungan berbagai permasalahan ke dalam struktur akar, batang, cabang, ranting dan seterusnya, ibarat menggambar sebatang pohon, dengan menggunakan hubungan sebab-akibat sebagai dasar pertimbangan. Pembuatan pohon masalah dapat dilakukan dengan menggunakan program aplikasi komputer, antara lain dengan menggunakan program aplikasi yEd dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan.

Setelah dilaksanakan analisis permasalahan, selanjutnya dilaksanakan analisis pemangku kepentingan program (program stakeholder analysis). Pemangku kepentingan program (program stakeholders) merupakan seluruh pihak yang berkaitan dengan pelaksanaan program, baik secara positif maupun negatif, individu maupun lembaga, yang nantinya akan berpengaruh terhadap pelaksanaan rencana/rancangan program perlindungan tanaman yang direncanakan/dirancang. Pemangku kepentingan program mencakup penerima manfaat program (program beneficiaries), yaitu mereka yang menerima manfaat dari pelaksanaan program, baik secara langsung maupun tidak langsung. Penerima manfaat terdiri atas kelompok sasaran program (program target groups), yaitu idividu atau lembaga yang nantinya terlibat langsung dalam pelaksanaan program, dan juga masyarakat bukan kelompok sasaran. Analisis pemangku kepentingan program diawali dengan melakukan identifikasi terhadap berbagai pemangku kepentingan yang ada untuk selanjutnya dikelompokkan dan ditentukan kemungkinan kepentingan dan kemungkinan peran yang dapat diberikan oleh setiap kelompok pemangku kepentingan. Analisis pemangku kepentingan dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa teknik, di antaranya adalah teknik diagram Venn untuk menentukan tumpang tindih kepentingan antar para pemangku kepentingan. Sesuai dengan karakteristik program perlindungan tanaman yang direncanakan/dirancang, mungkin tidak seluruh pemangku kepentingan perlu dilibatkan. Meskipun demikian, pemangku kepentingan yang tidak dapat dilibatkan perlu juga diidentifikasi.

Langkah selanjutnya adalah analisis tujuan. Analisis tujuan dilakukan dengan menggunakan teknik yang sama dengan yang digunakan pada analisis permasalahan, tetapi dengan membalikkan pernyataan mengenai permasalahan (negatif) dibalik menjadi pernyataan mengenai pernyataan tujuan mengatasi permasalahan (positif). Akan tetapi, tidak semua pernyataan permasalahan dalam analisis permasalahan memerlukan pernyataan tujuan sebab hasil analisis pemangku kepentingan akan menentukan lebih lanjut permasalahan mana saja yang perlu memperoleh prioritas penanganan. Selain itu, bila pada analisis permasalahan hubungan antara satu permasalahan dengan permasalahan lainnya merupakan hubungan sebab akibat, pada analisis tujuan hubungan antara satu tujuan dengan tujuan lainnya merupakan cara mencapai berbagai ‘hierarki produk’ yang diharapkan dari pelaksanaan kegiatan.

Produk yang diharapkan diperoleh dari suatu program yang dirancang dengan pendekatan kerangka kerja logis diberikan istilah dan definisi yang berbeda-beda antar lembaga pengguna pendekatan tersebut. WWF (2005) menggunakan terminologi visi (vision), sasaran (goals), tujuan (objectives), dan hasil (results). WVI (2007) menggunakan istilah sasaran (goals), hasil (outcomes), dan keluaran (outputs). AusAID (2005) menggunakan terminologi sasaran/dampak (goals/impacts), tujuan/hasil (purposes/outcomes), tujuan komponen/hasil antara (component objectives/intermediate results), dan keluaran (outputs). Pada kegiatan belajar ini akan digunakan terminologi sasaran, hasil, dan keluaran dengan definisi sebagai berikut:

1. Sasaran (goals): produk yang memberikan kontribusi terhadap pada tujuan sektorak atau nasional dan kontribusi terhadap dampak jangka panjang dan merupakan konsekuensi dari tercapainya sejumlah hasil. Sasaran bersifat kontributif, artinya ikut menyumbang, sehingga bukan seluruhnya merupakan produk program atau proyek.
2. Hasil (outcomes): produk lanjutan yang dicapai secara keseluruhan, langsung maupun tidak langsung, sebagai konsekuensi dari tercapainya sejumlah sasaran melalui pelaksanaan beberapa kegiatan program atau proyek
3. Keluaran (outputs): produk langsung dan nyata yang dicapai melalui pelaksanaan satu kegiatan program atau proyek

Merujuk pada definisi-definisi di atas maka dapat dikatakan bahwa hasil merupakan capaian yang diharapkan dari tercapainya sekumpulan keluaran dan sasaran merupakan capaian yang diharapkan dari tercapainya sejumlah hasil. Dalam kaitan ini, keluaran bersifat atributif, artinya keluaran yang dicapai sepenuhnya merupakan akibat dari pelaksanaan aktivitas tertentu. Pada pihak lain, hasil, dan lebih-lebih sasaran, bersifat kontributif, artinya banyak faktor lain juga berperan, sehingga bukan seluruhnya merupakan produk program yang dilaksanakan. Penentuan keluaran, hasil, dan sasaran program perlindungan tanaman dilakukan dengan menggunakan teknik analisis pohon tujuan (solution-tree analysis, objectives-tree analysis) yang pelaksanaannya mirip dengan penentuan pohon permasalahan. Dalam hal ini, penyelesaian permasalahan cabang/ranting dilakukan untuk mencapai keluaran, penyelesaian permasalahan batang untuk mencapai hasil, dan penyelesaian permasalahan akar untuk mencapai sasaran. Produk dengan hierarki berbeda yang diperoleh dari analisis tujuan perlu dikaitkan dengan matriks kerangka kerja logis yang digunakan untuk mendokumentasikan pelaksanaan perencanaan/perancangan program dengan penggunakan pendekatan kerangka kerja logis dengan cara sebagai berikut:

1. Satu atau gabungan beberapa tujuan ranting yang sejenis pada pohon tujuan dapat dikaitkan dengan satu keluaran
2. Satu atau gabungan beberapa tujuan cabang yang sejenis pada pohon tujuan dapat dikaitkan dengan satu hasil
3. Satu atau gabungan beberapa tujuan pohon yang sejenis pada pohon tujuan dapat dikaitkan dengan satu sasaran

Setelah dihasilkan pohon tujuan, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis strategis untuk menentukan prioritas hasil dan keluaran tertentu yang perlu didahulukan dibandingkan dengan hasil dan keluaran lainnya. Prioritas ditentukan dengan mempertimbangkan berbagai faktor, antara lain seberapa mendesak suatu masalah perlu ditangani, risiko dampak merugikan yang dapat ditimbulkan oleh suatu masalah bila tidak ditangani, sumberdaya yang dimiliki, dan sebagainya, dalam rentang waktu tertentu. Pada umumnya suatu program perlindungan tanaman terdiri atas hanya satu sasaran, setiap sasaran terdiri atas beberapa hasil, dan setiap hasil terdiri atas beberapa keluaran. Penentuan prioritas mula-mula dilakukan terhadap hasil dan kemudian dari hasil yang ditetapkan sebagai prioritas, ditentukan keluaran prioritas dan dari setiap keluaran prioritas ditentukan aktivitas prioritas. Penentuan prioritas dapat dilakukan dengan memberikan skor berdasarkan atas setiap kriteria yang digunakan untuk menentukan prioritas.

Hierarki tujuan dan aktivitas yang telah berhasil ditentukan selanjutnya perlu didokumentasikan ke dalam dokumen rencana/rancangan kegiatan dalam bentuk matriks kerangka kerja logis. Contoh format matriks kerangka kerja logis disajikan pada Gambar 1. Sebagai catatan, dalam mekanisme perencanaan pemerintah, indikator sasaran disebut Indikator Kinerja Utama (IKU) dan indikator sasaran disebut Indikator Kinerja Kegiatan (IKK).

Gambar 1 .Contoh format matrik kerangka kerja logis 

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, keluaran, hasil, dan sasaran yang diharapkan dapat dicapai melalui pelaksanaan rencana/rancangan program perlindungan tanaman dituliskan uraiannya pada kolom uraian, demikian juga dengan kegiatan yang perlu dilakukan untuk memperoleh keluaran tertentu. Kolom indikator diisi dengan ukuran yang akan digunakan untuk menentukan capaian. Indikator dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan, ‘Bagaimana saya dapat mengetahui apakah sesuatu yang saya rencanakan benar-benar terjadi?’ Indikator sedapat mungkin memenuhi kriteria SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely), artinya spesifik, dapat diukur, dapat dilaksanakan, relevan, dan tepat waktu. Misalnya, untuk tujuan meningkatkan kemampuan PPL memberikan penyuluhan, disebutkan PPL akan dilatih kapan, di mana dilatih, berapa banyak, oleh siapa, materi apa yang disiapkan, berapa banyak, kapan harus sudah siap, kapan PPL mulai bertugas, bagaimana pengaturannya, dan sebagainya.

Kolom cara verifikasi diisi dengan cara mengukur apakah indikator telah, belum, atau tidak dapat dicapai dan cara pengumpulan dan analisis data yang diperlukan untuk pengukuran indikator. Misalnya, untuk tujuan meningkatkan penyuluhan, cara verifikasi adalah melalui pemeriksaan daftar hadir, pemeriksaan materi penyuluhan, mengikuti proses pelaksanaan sekolah lapang yang dilaksanakan PPL, dan sebagainya. Terakhir, kolom asumsi diisi dengan kondisi eksternal apa yang harus dipenuhi agar keluaran dapat diperoleh dari kegiatan, hasil dapat diperoleh dari sasaran, dan sasaran dapat diwujudkan dari hasil. Asumsi merupakan penyataan JIKA dalam logika JIKA-MAKA sedemikian sehingga JIKA asumsi dipenuhi dalam pelaksanaan kegiatan MAKA keluaran akan diperoleh dan seterusnya. Untuk tujuan meningkatkan penyuluhan, asumsi yang perlu dicantumkan misalnya adalah anggaran yang diajukan pemerintah disetujui oleh DPRD.

Setelah rencana program perlindungan tanaman tersusun dalam format matriks kerangka kerja logis maka langkah selanjutnya adalah menyusun rencana anggaran biaya (RAB) dan mengajukan RAB yang telah disusun ke instansi penyedia anggaran. RAB disusun secara rinci untuk setiap aktivitas dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja (KAK) Aktivitas. Setelah RAB disetujui dan anggaran biaya dapat dicairkan maka tahap selanjutnya adalah pelaksanaan dan pemantauan program. Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam pelaksanaan program perlindungan tanaman adalah sebagai berikut:

• Membentuk tim pelaksana program perlindungan tanaman yang akan dilaksanakan disertai dengan pembagian tugas yang jelas
• Memastikan telah tersedia rencana kerja (work plan) dan rencana pemantauan (monitoring plan) untuk setiap aktivitas yang akan dilaksanakan
• Menentukan kawasan pelaksanaan program, jenis OPT dan jenis tanaman yang menjadi sasaran program perlindungan tanaman yang dilaksanakan, serta karakteristik petani yang menjadi kelompok sasaran program
• Menentukan cara pengendalian OPT yang akan digunakan dan memastikan keterseiaan prasarana dan sarana yang diperlukan untuk melaksanakan cara pengendalian tersebut
• Menentukan cara pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk melaksanakan setiap aktivitas program perlindungan tanaman yang dilaksanakan
• Menentukan dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan program, misalnya dokumen mengenai informasi spesies OPT sasaran dan dokumen mengenai cara pengendalian yang akan digunakan, dan cara penyiapan dokumen yang diperlukan
• Menentukan cara mengkomunikasikan program dengan kelompok sasaran dan dengan para pemangku kepentingan lainnya.

Bersamaan dengan pelaksanaan program juga perlu dilakukan pemantauan program perlindungan tanaman yang dilaksanakan. Pemantauan dilakukan terutama pada tataran indikator aktivitas dan indikator keluaran dengan mengacu kepada yang telah ditetapkan dalam matriks kerangka kerja logis rencana program perlindungan tanaman yang dilaksanakan. Namun bergantung pada struktur matriks kerangka kerja logis yang digunakan dalam rencana program, pemantauan juga dapat dilakukan terhadap indikator yang disebut hasil antara (intermediate outcome) sebagaimana yang diuraikan sebagai contoh dalam Linking regional pest management activities to outcomes: a template for using intervention logic models in regional pest management strategies dan Outcome monitoring of pest management sebagai laporan perjanjian kerja Landcare Research untuk Hawke's Bay Regional Council, New Zealand

Latihan
Jeruk keprok soe merupakan tanaman unggulan Provinsi NTT, tetapi populasinya kini terus menurun. Bayangkan diri Anda adalah Kepala Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Hortikultura Kabupaten TTS. Ajaklah beberapa teman sebagai pemangku kepentingan untuk menyusun rencana/rancangan kegiatan/program perlindungan tanaman untuk mengatasi permasalahan jeruk keprok soe tersebut.

Rangkuman
Perencanaan/perancangan merupakan bagian dari pengelolaan kegiatan/program perlindungan tanaman yang perlu dilaksanakan agar kegiatan/program perlindungan tanaman yang direncanakan benar-benar dapat terpadu. Upaya perlindungan tanaman perlu direncanakan/dirancang dengan baik karena berbagai alasan, tetapi semua alasan dimaksudkan agar capaian dan dampak yang ditimbulkan oleh pelaksanaan kegiatan/perogram perlindungan tanaman dapat terukur. Dengan menggunakan pendekatan kerangka kerja logis, langkah-langkah pelaksanaan penyusunan rencana/ rancangan kegiatan/program perlindungan tanaman meliputi: analisis permasalahan perlindungan tanaman, analisis pemangku kepentingan, analisis tujuan, dan penyusunan rencana/rancangan kegiatan/program perlindungan tanaman ke dalam format matriks kerangka kerja logis.

Glosarium

• asumsi: kondisi eksternal yang harus dipenuhi agar logika vertikal dalam matriks kerangka kerja logis dapat dipenuhi. 
• cara berpikir logis yang terdiri atas analisis situasi (yang mencakup analisis permasalahan, analisis pemangku kepentingan, analisis tujuan, analisis strategi alternatif, dan pengaitan hasil analisis situasi dengan matriks kerangka kerja logis) serta pengisian matriks kerangka kerja logis.
• cara vetifikasi: cara yang dilakukan untuk mengumpulkan dan menganalisis data guna menentukan capaian yang diperoleh untuk setiap indikator yang dibuat. 
• hasil: produk lanjutan yang dicapai secara keseluruhan, langsung maupun tidak langsung, sebagai konsekuensi dari tercapainya sejumlah sasaran melalui pelaksanaan beberapa aktivitas. 
• indikator: ukuran yang akan digunakan untuk menentukan capaian kegiatan, keluaran, hasil, dan sasaran. 
• keluaran: produk langsung dan nyata yang dicapai melalui pelaksanaan satu aktivitas tertentu. 
• matriks kerangka kerja logis: dokumentasi dari produk yang dihasilkan melalui proses pendekatan kerangka kerja logis. 
• pemangku kepentingan: pihak-pihak yang berkaitan dengan pelaksanaan program atau proyek, secara positif maupun negatif, individu maupun lembaga
• pendekatan kerangka kerja logis: proses analitik untuk merancang struktur dan mensistematisasi proses analisis terhadap suatu prakarsa program atau proyek;
• penerima manfaat: mereka yang menerima manfaat dari pelaksanaan program atau proyek, baik secara langsung maupun tidak langsung. 
• sasaran: produk yang memberikan kontribusi terhadap tujuan sektoral tertentu atau tujuan nasional yang berkontribusi secara jangka panjang dan merupakan konsekuensi dari tercapainya sejumlah hasil. sasaran bersifat kontributif, artinya ikut menyumbang, sehingga bukan seluruhnya merupakan produk kegiatan/program yang dilaksanakan.